Des barrières essentielles - la zone géographique

En généalogie professionnelle, comme dans tous les métiers, les devis et les contrats doivent comporter un certain nombre de clauses et conditions, dont le but est de protéger, à la fois le professionnel et le client.

Ces clauses et conditions forment les barrières essentielles qui vont limiter vos devis et contrats.

L'une de ces barrières essentielles est la géographie.

Imaginez que vous acceptiez de faire une recherche généalogique ascendante pour un client, genre quatre générations (ou plus). Vous avez calculé au plus juste le prix ; peut-être même avez-vous un tarif dédié, mais vous oubliez une mention primordiale : les frais de déplacement.

Ce n'est peut-être pas grave : vous avez peut-être un tarif tous frais compris, même les frais de déplacement.

Etes-vous certain de ne pas avoir oublié quelque chose ?

Vous avez calculé des frais "forfaitaires" avec une moyenne de kilomètres sur la France, pour ce tarif. Vous pensez avoir tout envisagé ?

Vous avez envisagé que l'ancêtre n°10 vienne de Pologne et le n°26 du Brésil ?

Vous vous êtes engagé, dans votre contrat, à faire la recherche tous frais compris. Il n'est donc pas possible de rajouter des frais au client. Il va falloir vous débrouiller et vous allez forcément travailler à perte.

Il aurait suffit d'une toute petite phrase "France métropolitaine uniquement", ou "France uniquement", ou .... les limites de votre secteur géographique.

Imaginez que vous ne sortiez pas de votre région : "Uniquement sur les départements X, Y et Z".

Voilà comment une toute petite phrase peut sauver vos finances. Cette phrase est l'une des barrières nécessaires à mettre dans vos devis et vos contrats.

Oui mais !!! Je fais comment si les recherches quittent ma zone géographique ?

Cette possibilité doit être indiquée dans le contrat avec ses solutions : imposées au client ou à son choix.

Solution n°1 : faire un avenant au contrat rajoutant des frais de déplacement. Si le client signe l'avenant, la recherche est faite, sinon, elle s'arrête à la frontière de votre zone géographique.

Solution n°2 : Arrêter les recherches des branches quittant la zone géographique et poursuivre, à concurrence des recherches manquées, sur les branches dans la zone.

Pour la solution n°1, vous risquez d'avoir à rembourser le client, s'il refuse l'avenant. Ou c'est écrit dans le contrat : tant pis pour lui, il paye quand même. Mais cette option n'est pas du tout commerciale ni correcte envers le client, alors je ne vous la recommande pas.

Pour la solution n°2, l'arbre sera de guingois mais le client en aura pour son argent.

Il existe bien une troisième solution, un peu dangereuse : sous-traiter à un collègue sur place.

Cette solution est dangereuse pour trois raisons : soit il est plus cher que vous et vous risquez d'y être de votre poche, soit il n'y a pas de collègue sur le secteur, soit le collègue n'a pas les mêmes compétences que vous et la recherche peut être "mal faite".

Quelle que soit la solution que vous proposez, elle doit être clairement indiquée dans le devis et dans le contrat. Il ne doit y avoir de mauvaise surprise, ni pour le client, ni pour vous.

Alors, n'oubliez pas : INDIQUEZ CLAIREMENT LA ZONE GEOGRAPHIQUE DE LA RECHERCHE

PS : si vous optez pour la sous-traitance, inutile de le dire au client. C'est un problème interne à votre entreprise. Tout ce qui intéresse le client, c'est le résultat.