Dossiers clients, conservation et éthique

Les dossiers des clients ne contiennent pas uniquement leur généalogie ou le travail de recherche fait pour eux. Ils contiennent également les courriers échangés (papier, mail, notes téléphonique), les pistes de recherches, l'administratif (factures, contrats, relances éventuelles).

Il y a plusieurs années (j'étais jeune pro), j'avais été choquée par les méthodes d'une collègue. Dès que le travail était fini, elle détruisait le dossier (y compris la généalogie). Cela m'avait semblé délirant, absurde, limite. Oh jeunesse qui croit tout savoir !!!

Aujourd'hui, à l'heure du tri (les murs ne sont pas extensibles à l'infini), j'ai pris le temps de la réflexion pour savoir ce que je devais faire de mes dossiers clients. J'ai commencé par les scanner intégralement, pour détruire la version papier.

Pourquoi ne pas les déposer aux archives ?

Pour la même raison que maintenant, je ne scanne plus les dossiers avant de les détruire. Ce qu'il y a dans ces dossiers ne regarde que le client et moi. Cela relève du secret professionnel, même s'il n'y a rien de "dangereux" pour qui que ce soit dedans.

Je comprends mieux la collègue. Elle considérait qu'une fois la recherche effectuée, le dossier ne lui appartenait plus.

Je mets quand même une variation à ses méthodes extrêmes.  Je ne détruis que le dossier administratif. Le reste, les notes de recherches et les recherches, elles, sont ma propriété. Par contre, toutes les notes données par le client, ses recherches qu'il a lui-même effectuées avant de me donner le travail, sont détruites. Elles sont sa propriété.

Reste à savoir ce qu'il adviendra des recherches plus tard. Certaines sont tellement fragmentaires qu'elles ne présentent aucun intérêt archivistique (recherches ponctuelles). D'autres, purement généalogiques BMS-NMD sont ou seront accessibles en ligne sans difficulté avec les sites comme geneanet, filae et autres. Inutile d'encombrer les archives avec. Et la grande majorité est sur support informatique. Cela prend moins de place, mais les archives vont-elles à plus ou moins brève échéance, avoir la capacité de traiter ces support-là.

Le question n'est pas encore tranchée. Conserver, oui, mais encore faut-il que cela représente un intérêt.