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En tant que généalogiste professionnelle, je fais beaucoup de photos aux archives, plus les captures d'écran en ligne, plus les scans de documents. Je classe tout cela dans la catégorie "photos". Et justement, comment les classer ?

Tous ceux qui ont dépassé les 1 000 photos savent le temps que l'on perd à rechercher LA photo désirée. Pour, parfois, ne pas la trouver et retourner la faire.

Première chose, lorsque vous rentrez des archives (AD, mairie, AN, et autres), déchargez vos photos et mettez-les dans le dossier du jour. Évidemment, lorsque vous preniez vos photos, vous avez pensé à prendre en premier la fiche navette ou la cote sur la boîte ou la tranche du document. Pourquoi ? Parce qu'ainsi, non seulement vous avez la cote du document photographiée, mais vos séries de photos sont limitées par ces cotes. Ce qui rend plus facile leur mise en dossier, car vous allez mettre les photos dans des dossiers.

Toutes les photos qui suivent la photo de la cote "4 M 203" vont dans le même dossier. Et ainsi de suite. Cela vous permet d'attendre un peu avant de renommer les photos. Elles sont déjà au bon endroit.

Mais il est où, ce bon endroit ?

Lorsque vous faites votre généalogie, vous avez tendance à nommer vos photos avec le numéro sosa, ou le nom de la personne, sans vraiment tenir compte du document lui-même.

Imaginez que vous travaillez sur dix familles différentes en même temps. Impossible d'utiliser ce système de classement.

Je vais vous donner une technique, mais il doit y en avoir d'autre.

Dans tous les cas, posez-vous la question : lorsque vous cherchez une photo, quels sont les renseignements que vous avez sur elle. Et vous obtiendrez un système de classement logique.

Exemple avec les BMS-NMD : J'ai la photo de l'acte de mariage en 1880, de Roger Samson et Marie Louise Bruneau, passé à Baigneaux.

Si je classe par nom de famille, je vais avoir des milliers de dossiers. Si je classe pas année, j'en aurai moins, mais dans chaque dossier, il y aura des milliers de photos.

Je choisis de les classer par commune. Toutes les photos de Baigneaux seront dans le dossier Baigneaux (qui lui-même sera classé dans le dossier Loir-et-Cher).

Imaginons que j'ai cinq cent photos d'actes de Baigneaux. Soit je les fais toutes défiler pour trouver la bonne, soit je les renomme.

Pour les renommer de façon "ergonomique", je vais remettre Baigneaux en tête (pour le cas où une photo de Baigneaux aurait été glissée dans le dossier "Blois", au premier coup d'oeil, je vois l'erreur et je la reclasse).

Ensuite, je mets l'année. Ainsi mes photos seront classées dans l'ordre chronologique.

Puis, j'ajoute le type d'acte N, M, D, puis le nom de famille puis le prénom.

Cela donne "Baigneaux 1880 M Samson Roger-Bruneau Marie Louise"

Pour retrouver ma photo, cela va aller beaucoup plus vite, quelques secondes au lieu de plusieurs heures d'arrachage de cheveux.

Et pour les autres types d'actes ? Même méthode, mais adaptée au type de document.

Pour les notaires, les dossiers seront classés par commune d'étude puis un sous-dossier par nom de notaire et à l'intérieur : Ville-année-type d'acte-protagonistes.

Pour les registres matricules : Bureau de recrutement - année de la classe - nom -prénom - numéro matricule. En général, j'ai d'abord le nom et l'année de la classe, pas le numéro matricule.

Et ainsi de suite......

Je cherche un divorce qui a eu lieu en 1921 au tribunal civil de Romorantin entre Robert Duc et Louise Maillard.

Donc, Romorantin - sous-dossier tribunal civil - sous-dossier années (si vous avez beaucoup de documents) et les photos seront "Romorantin 1921 Divorce Duc Robert-Maillard Louise -1" Tous les folios seront dans l'ordre de la lecture.

C'est plus compliqué lorsque les photos concernent plusieurs personnes n'ayant aucun lien entre elles. C'est le cas des registres d'écrou ou des tables de décès. Dans ces cas-là, les photos seront classées dans un dossier bien nommé, mais elles ne seront pas nommées par nom mais par folio.

Exemple : pour la table des décès de Blois 1847, je vais nommer le dossier : Blois tables de décès 1843-1847 - 451 Q 78 (ne cherchez pas la cote, elle n'existe pas).

Dans le dossier, les photos peuvent être nommées par leur numéro de folio. Ainsi, d'un seul coup d'oeil, je pourrai savoir s'il manque des folios. Je peux aussi les renommer par lettre alphabétique, ainsi , si je cherche le décès de Louis Durand, je vais droit à la lettre D. Vous voyez, vous pouvez adapter à ce que vous voulez en faire.

Le but, c'est essentiellement de gagner du temps. Vous aurez ainsi une mini salle d'archives dans votre ordinateur, bien classée et facile et agréable d'accès.